Tietosuojaseloste

Kokkola Groove ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 21.8.2026

Rekisterinpitäjä: Kokkola Groove ry

Y-tunnus: 3411705-5

1. Rekisterinpitäjä

Kokkola Groove ry

Hiekkakatu 27

67100 KOKKOLA

kokkolagroove@gmail.com

Puh. 050 3778228

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä:

Yhteyshenkilö: Tuuli Ketolainen/sihteeri

Sähköposti: kokkolagroove@gmail.com

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kokkola Groove ry käsittelee jäsentensä henkilötietoja yhdistyksen jäsenyyden ja

toiminnan hoitamista varten.

Henkilötietoja käytetään erityisesti:

jäsenyyden ylläpitämiseen ja hallinnointiin, jäsenviestintään, harjoituksiin, esiintymisiin ja muuhun yhdistyksen toimintaan liittyvään viestintään, jäsenmaksujen ja muiden yhdistyksen maksujen hallinnointiin, yhdistyksen lakisääteisten ja sääntöihin perustuvien velvoitteiden hoitamiseen ja tarvittaessa yhdistyksen toimintaan liittyvien käytännön järjestelyjen hoitamiseen.

Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin kuin niihin, joita varten ne on kerätty, ellei muusta käsittelystä ole erikseen säädetty tai rekisteröidylle ilmoitettu.

3. Rekisterissä käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

 etu- ja sukunimi

 katuosoite

 postinumero

 postitoimipaikka

 puhelinnumero

 sähköpostiosoite

 jäsenyyteen liittyvät tiedot

 jäsenmaksuihin liittyvät tiedot.

Rekisteriin ei lähtökohtaisesti kerätä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti yhdistyksen ja jäsenen väliseen jäsenyyssuhteeseen sekä yhdistyksen oikeutettuun etuun hoitaa jäsenyyteen ja yhdistyksen toimintaan liittyviä tehtäviä.

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen, käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Mikäli jotakin henkilötietojen käsittelyä tehdään suostumuksen perusteella, suostumus pyydetään erikseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti jäseneltä itseltään. Tietoja voidaan saada myös jäsenyyden aikana jäsenen tekemistä ilmoituksista tai muutoksista sekä yhdistyksen toiminnan yhteydessä syntyvistä jäsenyyteen liittyvistä tiedoista.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät vain Kokkola Groove ry:n tehtäviensä perusteella siihen oikeutetut henkilöt.

Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille ainoastaan silloin, kun siihen on lainmukainen peruste, jäsenen kanssa sovittu peruste tai se on tarpeen yhdistyksen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin.

7. Henkilötietojen käsittely sähköisissä palveluissa

Jäsenrekisteriä voidaan ylläpitää sähköisissä palveluissa, kuten Microsoft 365 -palveluissa ja Excelissä.

Palveluiden käytössä noudatetaan asianmukaisia käyttöoikeus- ja tietoturvakäytäntöjä. Jäsenrekisteriin pääsy rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja yhdistyksen tehtävien hoitamiseen.

8. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kokkola Groove ry pyrkii käyttämään henkilötietojen käsittelyssä palveluita, joissa henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja käyttäen lain edellyttämiä suojatoimia.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden säilyttämiseen on lainmukainen peruste, esimerkiksi kirjanpitoon, maksuihin, oikeudellisten vaatimusten käsittelyyn tai muuhun lakisääteiseen velvoitteeseen liittyen. Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta.

10. Henkilötietojen suojaaminen

Kokkola Groove ry huolehtii siitä, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja luottamuksellisesti.

Sähköisiin jäsenrekistereihin pääsy on rajattu käyttäjätunnuksilla ja käyttöoikeuksilla.

Jäsenrekisterin tietoja ei saa luovuttaa henkilöille, joilla ei ole oikeutta käsitellä niitä.

Jäsenrekisterin käyttäjien tulee huolehtia siitä, etteivät rekisterin tiedot joudu sivullisten saataville.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin

pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista

pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun poistamiseen on lain mukainen peruste

pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa

vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa

saada henkilötietonsa siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeus tietojen siirrettävyyteen soveltuu käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen voi joissakin tilanteissa olla rajoitettua lainsäädännön perusteella.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä Kokkola Groove ry:n tietosuoja-asioista vastaavaan henkilöön.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kokkola Groove ry voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan tai tietosuojakäytäntöjen muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla yhdistyksen verkkosivustolla.

Tietosuojaseloste päivitetty viimeksi: 21.8.2026